Инвентаризация от А до Я с точки зрения практики – что это простыми словами, советы ревизора

inventarizaciya-eto-prostymi-slovami

«К нам едет ревизор», — сказал когда-то Н.В. Гоголь в своем одноименном произведении. И все забегали, засуетились. И вправду, а вдруг что-то найдет? Обязательно найдет! Для того и проводятся ревизии и инвентаризации. Итак, инвентаризация – это, простыми словами, процесс пересчета определенного вида материальных ценностей.

Я – ревизор до мозга костей. В этой статье вы узнаете, что есть инвентаризация по своей сути, как последовательно проводить инвентаризацию, что не упустить, и самое главное, — как сделать так, чтобы учетное количество ТМЦ сходилось с фактическим. И тогда точно никому не прилетит «по шапке»! А в самом конце я приведу вам ссылку, по которой вы сможете скачать все формы документов, необходимых для проведения инвентаризации.

Содержание

  1. Инвентаризация – это простыми словами
  2. Почему инвентаризация на самом деле несет пользу как для сотрудников, так и для предприятия
  3. 5 секретов успешной инвентаризации: как провести пересчет ТМЦ быстро и не ошибиться
  4. Инструкция ревизора: 8 последовательных шагов при проведении инвентаризации
  5. Что делать с недостачами и излишками – советы эксперта
  6. Почему учетное количество ценностей не всегда должно быть равно фактическому
  7. Документальное оформление инвентаризации

Инвентаризация – это простыми словами

Долгих 10 лет я постоянно сталкивалась с инвентаризациями в своей работе. В основе, конечно, как проверяющий (ревизор). Это пересчет инструмента/инвентаря, оборудования, товара, денег, офисных принадлежностей и прочего-прочего. Данную статью я пишу именно с практической точки зрения, как если бы налоговый инспектор рассказал вам, как нужно подготовиться к его выездной проверке.

Цель инвентаризации – выявление фактов отклонения фактического наличия ТМЦ от их учетного количества. Фактическое количество – это то, которое сейчас по фату есть у вас в магазине, офисе, на производстве и т.д., то есть то, что вы будете считать.

Учетное количество – это то количество ТМЦ, которое было передано вам в хозяйственное ведение, которое отражено в бухгалтерском и/или управленческом учете. За каждую единицу которого вы несете ответственность как материально ответственное лицо.

Например, кладовщик ежедневно по документам принимает некое количество материала, он несет ответственность за все, что лежит на складе. Бухгалтерия отслеживает все движения материалов: приход, расход, списание. По итогам месяца (или иного периода) подбиваются учетные остатки, упрощенно это выглядит так:

Остаток начальный + Пришло – Ушло = Остаток конечный

Чаще всего, если на предприятии ведется учет, то учетные остатки просто распечатываются из программы. Эти остатки сверяются с теми, что имеются на складе по факту на текущий момент времени, например на утро 1 числа каждого месяца.

Аналогичная работа по сверке остатков может проводиться в магазине. Если в ведении продавца-кассира находятся также деньги, то считаются и они:

Товар (+деньги) на начало + Оприходовано товара (+выручка) – Продано товара (-инкассировано денег) = Товар (+ деньги) на конец

Как открыть свой магазин с нуля я пишу тут.

Почему инвентаризация на самом деле несет пользу как для сотрудников, так и для предприятия

pravila-inventarizacii

В большинстве случаев, регулярные инвентаризации во всех подразделениях предприятия дают возможность своевременно выявлять факты злоупотребления и невнимательности, безответственного отношения сотрудников.

Недостачи обычно ложатся на плечи персонала, а вот излишки в зарплату не приходуются и недостачи не перекрывают. Излишек – это тоже плохо, он может говорить о пересортице или, попросту, о невнимательности ответственного лица.

В первую очередь, регулярность проведения реальных инвентаризаций (именно фактического пересчета!) дает возможность контролировать товарные и материальные остатки, что очень важно для самого предприятия. Почему я заостряю ваше внимание на фактическом пересчете? Потому что знаю, что в 80-90% случаев, когда сверху спускается команда провести инвентаризацию, на самом деле это не делается. Чаще всего, члены инвентаризационной комиссии даже не удосуживаются явиться в место проведения ревизии, а просто, не глядя, подписывают документы (инвентаризационную опись).

Очень плохо, скажу я вам, друзья. По факту это говорит о том, что каждый из сотрудников ходит на работу, чтобы просидеть свои штаны. И однажды, это может вылиться им в нехилую сумму денег. Придет вот такая как я, Дарья Васильевна, и пересчитает сама в ручную весь ваш товар. И тогда санкций не избежать.

С другой стороны, сидя на своем рабочем месте, смотрю я в эту инвентаризационную опись, делаю какие-то выводы, а информация-то — не реальная. А руководство на основе этих данных принимает важные финансово-хозяйственные решения. А потом откуда не возьмись убытки… все потому что информация экономисту поступила искаженная.

Конечно, я утрирую. Но, поверьте, в 90% случаев примерно так и происходит.

Почему персонал проводит инвентаризации «номинально»

inventarizaciya-na-sklade

И тут обратная ситуация. А почему люди не хотят считать реальные остатки? Я скажу вам.

  • Потому что они «химичат», возможно даже всей командой.
  • Потому что им некогда.

Если среди читающих данную статью есть руководители, я прошу вас задуматься – зачем вы наваливаете на своих подчиненных столько работы, что они не в состоянии ее выполнить. Вы дерете с них три шкуры, а потом удивляетесь, почему у них на складе недостача. Я согласна, есть и лентяи, и воры, но на что вам руководители среднего звена? Они должны отслеживать текущую ситуацию на местах, кому надо – давать «пенделя», кого нужно – увольнять.

Сделайте фотографию рабочего дня своих сотрудников. Если из 3 с половиной калеки, то как вы думаете, какие приоритеты они расставят? Принять товар, когда стоит 3 фуры или провести реальную инвентаризацию?

Не хватает кадров – нанимайте дополнительный персонал. А на инвентаризации выделите отдельного человека. И все будут довольны. Если вы считаете, что вы сэкономите деньги на зарплате ревизора, то вы ошибаетесь. Ревизор сэкономит вам столько денег, что вы и не представляете. И весь персонал всегда будет в тонусе.

Пишу все это и думаю, как хорошо иметь собственный блог, в котором можно высказать свою профессиональную точку зрения, быть может, хоть кто-то прислушается и сделает так, не как все. Мои слова – это боль, накопленная годами, десятилетним опытом. Боль бесполезной работы, работы для вида, боль протирания штанов без какой-либо реальной пользы для предприятия. Это слова человека, которого никто никогда не хотел слушать. Потому что люди у нас не любят тех, кто хочет что-либо поменять, тем более в лучшую сторону. Подробнее о работе экономиста можно прочитать тут. Что-то я отвлеклась.

5 секретов успешной инвентаризации: как провести пересчет ТМЦ быстро и не ошибиться

inventarizaciya

Как мы выяснили ранее, инвентаризация – это, простыми словами, пересчет. В зависимости от площади помещения, ассортимента товара, количества материала и прочих показателей инвентаризация может затянуться на часы, дни и даже недели. Чтобы этого не произошло нужно придерживаться строгих правил.

1. Вы и ваша команда должны быть морально готовы к рутинной и внимательной работе.

Заранее проведите беседу с персоналом о том, каким образом будет производиться пересчет, за кем будет закреплена та или иная территория. Разделите весь ассортимент на подгруппы, по каждой из них назначьте ответственных лиц. Обсудите возможность перекуров, обеда и прочих пауз, по возможности снизьте их до минимума. Чем быстрее посчитаете, тем лучше. При этом к данной работе нужно отнестись со всей ответственностью.

2. Заранее подготовьте бланки документов для пересчета ТМЦ.

Вы можете сразу воспользоваться данными из вашей учетной программы, а в соседнем столбце проставлять фактическое количество. Во-первых, весь ассортимент будет идти по алфавиту именно в том порядке, в котором он представлен в программе. Во-вторых, сразу можно сверять фактическое и учетное количество, и делать себе пометки, где, как и почему появились расхождения.

С другой стороны, наличие столбца с учетным количеством конечно отвлекает. Начнете тут же выяснять, кто прав, а кто виноват и процесс затянется. Поэтому я рекомендую распечатывать инвентаризационный лист со всеми наименованиями ТМЦ из программы, но без учетного количества. Потом сведете все в программе и подпишите. Главное не выкидывайте первоисточник (свою бумажульку), и сразу возьмите подписи ответственных лиц.

3. Если вы сами – добросовестный человек, не прикрывайте ни чью «пятую точку».

Если в процессе инвентаризации вы выявляете какие-либо недостачи не по вашей вине, не идите на поводу других сотрудников, не подписывайте фиктивные остатки! Вы, как член инвентаризационной комиссии, несете полную ответственность за реальные результаты инвентаризации. Вы готовы потом платить за чужие ошибки? Не думаю. Главное правило инвентаризации – фиксация реально существующих остатков.

4. Чтобы не ошибиться в количестве товара, материала и прочих ценностей – делайте двойной пересчет.

Хорошо, если за вами будет идти человек и еще раз все перепроверять. Но, чаще всего, на это нет времени. Поэтому, просто будьте внимательны и пересчитывайте все на 2 раза.

5. Обязательно зафиксируйте результаты инвентаризации в бумажном виде.

Вы должны понимать, что если фактическое количество ТМЦ не будет отражено на бумаге, то ваша работа прошла зря. Более подробно о документальном оформлении – в конце статьи.

Инструкция ревизора: 8 последовательных шагов при проведении инвентаризации

sovremennye-inventarizacii

  1. Подготовка приказа о проведении инвентаризации, определение членов инвентаризационной комиссии. Ознакомление.
  2. Сбор документов: данные последней инвентаризации, документы по приходу, расходу товара, материалов, денег и проч. ТМЦ, которые подлежат пересчету.
  3. Подготовка инструментария для пересчета: весы, линейки, калькуляторы, ручки и проч. Может пригодиться фотоаппарат, например, для фиксации брака.
  4. Пересчет ТМЦ, составление своей черновой инвентаризационной описи каждым сотрудником, ответственным за определенный участок.
  5. Сведение остатков, формирование чистовой описи.
  6. Подведение итогов, выявление расхождений между реальным и учетным количеством.
  7. Подписание актов расхождений материально-ответственными лицами, сбор объяснительных, а также согласий на удержание сумм недостач из зарплаты сотрудников.
  8. Оприходование излишков, списание недостач, удержание компенсаций с виновных лиц в бухгалтерии.

Что делать с недостачами и излишками – советы эксперта

Порядок фиксации недостач и излишков должен быть закреплен учетной политикой предприятия. По хорошему, она должна быть на каждом предприятии. Но если вы ИП и не обязаны вести бухгалтерский учет, а об управленческом учете вы вообще слышите в первые – просто издайте приказ в котором опишите порядок учета недостач и излишков.

Какие возможны варианты? Недостачи чаще всего взыскиваются с виновных лиц. Излишки – закрепляются в доходы предприятия. Но бывает и по-другому.

otrazhenie-nedostach-i-izlishkov

Например, суммы недостачи до 150-200 рублей можно вообще не отражать в учете. Но это ваше право. Или зачитывать излишки в счет недостач (перекрывать недостачи излишками). Рекомендую в данном вопросе посоветоваться с вашим бухгалтером. В итоге все равно – решать вам.

Почему учетное количество ценностей не всегда должно быть равно фактическому

rezultat-inventarizacii

Как человек, который нередко ездил в командировки по разным торговым точкам и складам, могу сказать одно: когда я вижу идеальную инвентаризационную ведомость, в которой учетное количество ТМЦ равно фактическому, я не верю в реальность такой инвентаризации. Сколько не проводила ревизию сама, я всегда находила расхождения. Пусть даже незначительные, но они будут. Иначе на предприятии работают не люди, а роботы.

Тем более, если на вашем предприятии – широчайший ассортимент, большое количество оборудования и высокие выручки.

Сколько нарисованных инвентаризаций я повидала! Выявлялись миллионные убытки. Вскрывайте все коробки, упаковки. Иначе может получиться, что коробка есть, а внутри – пусто.

Вообще, мое личное мнение: если в результате инвентаризации отклонений не выявлено, то инвентаризации не было. 100-500 рублей, но должны быть отклонения. Такие расхождения я даже не вижу смысла учитывать и наказывать кого-либо. Но зато понятно, что учет товара ведется. Хотя бы как-то.

Сейчас я считаю товар и деньги уже в своих магазинах. Но каждый раз нахожу «косяки». И без этого никак – все мы люди, а людям свойственно не только ошибаться, но и воровать, и обманывать (конечно, не всем).

Документальное оформление инвентаризации

Начать нужно конечно с того, что лежит в основе проведения инвентаризации: смена МОЛ, определенная периодичность, переоценка ТМЦ и т.д. От этого и нужно отталкиваться при подготовке документов для ревизии.

В любом случае, без чего вам точно не обойтись – это:

dokumentalnoe-oformlenie

По итогам инвентаризации также составляются акты недостач и излишков.

А сейчас я поделюсь с вами очень полезной ссылкой. Пройдя по ней, вы можете скачать все интересующие вас бланки документов для инвентаризации. Обращаю ваше внимание, что данные формы являются рекомендуемыми.

Бланки документов можно скачать здесь. По данной ссылке можно скачать и другие полезные формы документов.

В этом видео вы ознакомитесь с технологией RFID, как одного из способов автоматизации учетных процессов.

Вот и все, что я хотела рассказать вам. Теперь вы знаете, инвентаризация – что это простыми словами. Если статья была для вас полезной, ставьте лайки и звезды!


И не забудьте скачать мою бесплатную книгу «Секреты успешного старта в бизнесе», обязательно пригодится!

Подписывайтесь на группу в контакте https://vk.com/servis_bizhelp.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (7 votes, average: 5,00 out of 5)
Загрузка...

Комментарии 1

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *